اختصاصات إدارة العلاقات العامة

أولا: الأغراض الرئيسة للإدارة: -

1. تنظيم الاستضافات واستقبال الوفود الرسمية واتخاذ الإجراءات اللازمة بذلك.
2. تنظيم المعارض المختلفة وإعداد المطبوعات اللازمة بذلك لتوعية الجمهور بدور الوزارة في نشر القيم الإسلامية.
3. تقدمي الخدمات الاجتماعية والترفيهية موظفي الوزارة لدعم وتوثيق الروابط بينهم.
4. تشجيع روح الانتماء لدى العاملين.

ثانيا: اختصاصات الإدارة: -

1. تنظيم الاستضافات واستقبال الوفود الرسمية واتخاذ الإجراءات اللازمة بذلك.
2. متابعة الإجراءات الخاصة بسفر الإدارة العليا.
3.  تقديم المناسب من الخدمات الاجتماعية والترفيهية وغيرها للعاملين في الوزارة.
4. إعداد وتوزيع المطبوعات للمناسبات المختلفة لتوضيح دور الوزارة.
5. المشاركة في الإعداد والتجهيز للمؤتمرات والحفلات واللقاءات التي تقيمها الوزارة.
6. الإعداد والتجهيز للمعارض التي تشارك بها الوزارة.
7. التنسيق بني إدارات الوزارة وتحقيق الانسجام بين بعضها البعض وبينها وبين الجمهور الخارجي.

ثالثا: التقسيمات الداخلية لإدارة العالقات العامة واختصاصاتها: -

يتكون البناء التنظيمي للإدارة من الوحدتين الآتيتين: -

1. مراقبة العالقات العامة.
2. شعبة الدعم الإداري وتتبع مدير الإدارة.

1. مراقبة العالقات العامة وتختص بما يلي:

1. إجراء الترتيبات اللازمة بتنظيم زيارات الوفود الرسمية وكبار زوار الوزارة.
2. الإعداد والتجهيز للمعارض التي تشارك بها الوزارة.
3. تقدمي الخدمات الاجتماعية والترفيهية للعاملين في الوزارة وعائلاتهم بالتنسيق مع المؤسسات الحكومية والأهلية
4. الإشراف على كافة أنشطة الأقسام التابعة لها.

وتتكون من الأقسام التالية:

• قسم الوفود الرسمية.
• قسم المعارض والمطبوعات.
• قسم الأنشطة العامة

• قسم الوفود الرسمية: ويختص بما يلي: -

1. متابعة تقديم التسهيلات اللازمة لسفر الإدارة العليا.
2. إجراء الترتيبات اللازمة بتنظيم زيارات الوفود الرسمية وكبار زوار الوزارة.
3. تنظيم ومتابعة إجراءات الحفلات الرسمية.
4. المشاركة في المؤتمرات واللقاءات الرسمية بلجنة استقبال كبار الضيوف والوفود الرسمية واتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك.
5. التنسيق بني قطاعات العمل بالوزارة والجهات ذات العالقة للفعاليات والاحتفالات الإسلامية والوطنية وإبراز دور الوزارة فيها.
6. متابعة إجراءات ضيوف الإدارات والمؤسسات الإسلامية وإعداد نسب الاستضافات للقطاعات وإنشاء قاعدة بيانات بشأنها.

• قسم المعارض والمطبوعات: ويختص بما يلي: -

1. الإعداد والتجهيز للمعارض التي تشارك بها الوزارة.
2. إعداد الإصدارات والمطبوعات والدوريات للمناسبات الدينية للتعريف بالقيم والمفاهيم الإسلامية بالتنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة.
3. إعداد دليل الهواتف والرزنامة السنوية وبطاقات التهنئة.
4.  توثيق ودعم العالقات المختلفة بين الوزارة والجهات ذات العلاقة.
5. الإشراف على توفير الصحف والمجلات للمسؤولين بالوزارة.

• قسم الأنشطة العامة: ويختص بما يلي: -

1. تقدمي الخدمات الاجتماعية والترفيهية للعاملين في الوزارة وعائلاتهم بالتنسيق مع المؤسسات الحكومية والأهلية.
2. المشاركة في المناسبات الشخصية والاجتماعية للعاملين وتقديم المساهمات المناسبة لها.
3. تشجيع روح الانتماء لدى العاملين وزيادة ولائهم ومعاونتهم في تحقيق تطلعاتهم وتلبية رغباتهم بمختلف المجالات
4. متابعة إجراءات حجز تذاكر سفر الموظفين للمهمات الرسمية وموظفي العقود
5. متابعة إجراءات شحن إصدارات ومطبوعات وطرود قطاعات الوزارة المختلفة بالتنسيق مع الجهات المعنية.

2. شعبة الدعم الإداري: وتختص بما يلي: -

1. متابعة صادر ووارد الإدارة والخدمات الإدارية التي يتطلبها العمل بالتنسيق مع الجهات المعنية.
2. إعداد التقارير الدورية ألنشطة وإنجازات الإدارة وتوفيرها للإدارات والجمهور.
3. متابعة النواحي الجمالية والذوقية لألماكن الرئيسية بمقر الوزارة.
4. التنسيق بني إدارات الوزارة والعمل على تحقيق الانسجام بين بعضها البعض وبين الجمهور الخارجي.
5. التنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الوزارة بالمجالات المختلفة.